【PowerApps×PowerAutomate】SharePointリスト登録時、ID列を自動採番する方法

この記事では、Power AppsでSharePointリストにデータ登録する際、ID列を自動採番する3つの方法を紹介します。

それぞれの特徴を比較し、 状況に応じてどの実装方法を選べば良いかの判断方法も解説するので、是非参考にしてください！

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Power Apps登録時にID列を自動採番する方法​

Power AppsでSharePointリストに登録する際に、ID列を自動採番する方法はいくつかありますが、​今回は主な３つの実装方法を紹介します。​

それぞれの方法について、実装難易度、複数人同時登録、データ移行の3つの項目で評価しました。

①SharePointリストのID列を使う

SharePointリストの既存のID列を使う方法は、実装難易度が一番低く最も簡単です。​

登録時にDB側で自動で採番してくれるので、複数人が同時登録しても問題有りません。​

しかし、SharePointリストを移行したい場合に、このID列をID列に移行できないという大きな問題があります。​

そのためSharePointリストを移行する可能性がある場合は、別の方法を取る必要があります。​

②First関数を使う​

次にPower Apps側で登録時に、ID列のデータをFirst関数等で指定する方法が候補にあがります​。

これは①よりはやや複雑になりますが、比較的簡単に実装できます。​

SharePointリストで新規に登録用のID列を作成するため、データ移行も問題有りません。​

しかし、複数人が同時に登録しようとしたとき、同じ番号のIDで登録を実行する可能性があり、​その際はアプリ側でエラーが表示されます。​

エラーが表示されても、もう一度登録すれば問題有りませんが、大人数で利用するアプリで、​複数人同時登録する可能性が高いアプリでは、別の手法を考えた方がよいです。​

③Power Automateで採番する​

複数人同時登録の可能性が高い場合、③のPower Automateを使った自動採番の手法が候補にあがります。​

Power Autoamteを使えば、複数人同時登録でもエラーは起きませんし、SharePointリストのデータ移行も問題有りません。​

だたしPower Autoamteフローの実装が必要になるため、３つの手法の中では一番複雑になります。　​

一番簡単な手法順に、①、②、③と以下の手順で、実装方法を検討すると良いでしょう。

ID列自動採番の３つの実装方法

それでは今説明した３つの方法について、具体的な実装方法を解説していきます。

①SharePointリストのID列を使う​

最も簡単な方法は、SharePointリストの既存のID列を使う方法です。 

SharePointリストを作成時、デフォルトで作成されているID列は、1から順に、一意の数値が自動採番されます。 

１．リスト作成時は表示されていないため、任意の列を選択し、「列の設定」から「列の表示/非表示」を選択します。 

２．ID列にチェックを入れて、適用をクリックします。

３．これでデフォルトのID列を表示できましたので、後は何もする必要がなく、アプリからデータが登録されたら、ID列には自動採番された数値が登録されます。 

これが最も簡単な方法ですが、一点以下の問題があります。 

②First関数を使う​

次に、Power Apps側で登録時に、ID列の値を指定する方法があります。 

１．SharePointリストで新規にID列を作成します。 

２．「種類」は「数値型」で作成し、「一意の値を適用」を「はい」にします。 

３．Power Apps側の編集フォームで、新規に作成したID列を追加し、Defaultプロパティで、IDの値を指定します。 

よく思いつく方法として、Max関数やLast関数がありますが、Max関数では以下のような委任の警告が出てしまいます。 

それならLast関数ではどうかと思い試してみます。

Last関数は委任の警告は出ていませんが、実際には委任ができていないようです。 

例えばデータ行の制限を5にして、動作確認してみます。 

このようにLast関数でも、適切にAutoID列の最大値を取得できていないことがわかります。

４．それではどうすればよいかというと、以下のようにFirst関数を使い、SharePointリストのID列で、降順にソートした最初の値を取得し、1を足せばOKです。 

この関数は委任ができており適切に採番ができています。 

５．あとはID列のVisibleプロパティをFalseにしておけば、ユーザーからも見えず問題ありません。 

その際はもう一度登録しなおせばよいのですが、これが頻繁に起こると、ユーザーはストレスを感じると思います。 

③Power Automateで採番する​

そのため最後に、Power Automateを使ったID列の自動採番方法を紹介します。 

Power Automate を使えば同時に登録しても、エラーはおこりませんし、ID列も自分で作成したものなので、データ移行の問題もありません。 

全体の流れとしては、一度SubmitForm関数データを登録した後、Power AutomateでAutoIDを更新します。 

１．Power AppsからPower Automateフローを呼び出すには、画面左の「Power Automate」を選択します。 

２．「フローの追加」から「フローを新規作成する」を選択しましょう。 

３．最初のトリガーはPower Appsになります。 

Power Appsのどこかのプロパティで、Power Automateを呼び出す関数式を書くわけです。 

３．次に「SharePoint」コネクタの、「複数の項目の取得」アクションを追加します。 

これは、SharePointリストの項目を取得するアクションです。

４．対象のSharePointリストを選択し、詳細オプションで、並べ替え順をID列の降順にして、上から順に取得で1を指定すると、AutoIDが最大のレコードのみ取得できます。 

５．次のアクションでは、「変数を初期化する」アクションを選択します。

６．ここで自動採番するID列の数値を、以下のように設定します。 

新規に登録する値は、これに１を足した値になるため、Add関数式を使います。 

Add関数は、第一引数で指定した値に、第二引数で指定した値を足したものを返してくれます。 

７．最後に「SharPoint」コネクタの「項目の更新」アクションを追加し、以下の設定をします。

８．これでPower Automateフローは完成したので、保存してPower Apps画面に戻ります。 

９．Power Apps編集画面で、登録アイコンの「OnSelectプロパティ」に「SubmitForm関数式」を記載します。

１０．SubmitForm関数成功時に呼び出される、Formコントロールの「OnSuccess」プロパティで、Power Automateフローを呼び出す以下の関数式を設定します。 

Power Automateを呼び出す関数式は、フロー名.Runです。 

１１．動作確認してみます。

データを登録すると、Power Automateが実行され、ID列が自動採番されますが、Power Automateフローの実行に多少時間がかかるので、データをリフレッシュしないと反映されません。 

１２．自動でリフレッシュしたい場合は、Timerコントロール等を使い、データソースのRefresh関数を入れるとよいと思います。 

このような感じで、3つの方法で、ID列の自動採番を実装できました！ 

最後に

本日はPower AppsでSharePointリストに登録時、SharePointリストのID列を自動採番する方法を３つ紹介しました。​

それぞれの実装方法の特徴を踏まえ、状況に応じて一番最適な実装方法を選択しましょう。​