本日はPowerAppsのアプリ画面から、エクスポートボタンをクリックして、ギャラリーに表示されているSharePointリストデータを出力する方法を解説します！
PowerAppsのギャラリーのデータをエクスポートする方法を、以下の2つに分けて考えます。
- SharePointリストを全件出力する場合
- アプリ上でフィルター等で絞り込まれたデータを出力する場合
Power AppsとPower Automateの連携は、作業の効率化アップにつながりますので、是非活用してみてください！
Power Automateでできることや、Power Appsと連携した活用事例については、以下の記事を参考にしてください。
- Power AppsのデータソースとしているSharePointリストデータを出力するため、考えられる方法
- SharePointリストを全件出力する具体的な実装手順
- ギャラリーのデータを出力する具体的な実装手順
YouTube動画で見たいかたは、こちらからどうぞ！
PowerAppsのボタンで、ギャラリーのデータをエクスポートする方法
初めに、PowerAppsのギャラリー（SharePointリストのデータ）をエクスポートする方法について、考えらえる実装を考えてみます。
このとき、SharePointリストを全件出力する場合と、ギャラリーに表示されているデータのみ出力する場合に分けて考えます。
まず、SharePointリストデータを全件出力する場合を考えます。
例えば報告会の前などに、不定期にデータ全件を出力したい場合はトリガーがないため、PowerAutomateを使わず、SharePointリストから直接手動でデータをエクスポートするのが簡単です。
一方、毎日SharePointリストを全件バックアップしたい場合などは、トリガーがあるため、PowerAutomateを使うとよいです。
このときのトリガーはアプリではなく、例えば毎日朝7時に、SharePointリスト全件を出力する等のPowerAutoamteフローを作成します。
トリガーがない不定期な出力の場合は、Power Automateさえ必要ないよ。
次に、Power Appsのギャラリーに表示されているデータのみ出力したい場合を考えます。
このときはPower Appsのアプリ画面に設置したボタン等のクリックをトリガーに、Power Automateフローを実行します。
Power Automateフローの実装方法はいくつかあると思いますがは、ここでは以下2つを紹介します。
- 全データを引数でPowerAutomateに渡す方法
- 出力したいデータのIDを引数でPowerAutomateに渡す方法
1つ目の、全データを引数で渡す方法のイメージは、下図のようになります。
Power Appsのギャラリーに表示されている、Date、Item列のデータをConcat関数を使い、カンマ区切りですべて結合した1つの変数を作り、Power Automateに渡します。
Power Automateに渡したデータを、SharePointフォルダ等にCSV出力します。
2つ目の、出力するデータのIDを引数で渡す方法のイメージは、下図のようになります。
表示されているデータのID、この場合１と3をConcat関数を使い、カンマ区切りですべて結合した1つの変数を作り、PowerAutomateに渡します。
Power AppsからPower Automateに渡せる引数は、テキスト型のみなので、テーブルデータはConcat関数で1つの変数とする
Power Automateは引数として、対象データのIDを受け取り、IDでSharePointリストにフィルターをかけ、対象データをSharePointフォルダのExcel等に出力します。
SharePointリストを全件出力する場合
SharePointリストを直接エクスポートする方法
SharePointリストを全件エクスポートする方法は簡単です。
１．SharePointリストを開き、エクスポートから、ExcelかCSVを選択します。
２．ExcelやCSVを開くと、以下のように全レコードがエクスポートされます。
Power Automateでエクスポートする方法
次に、Power AutomateでSharePointリスト全件を出力する方法です。
- スケジュール（繰り返し）をトリガーにして、毎朝6:00等にフローを実行する
- SharePointリスト全件のデータを取得する
- SharePointの指定したフォルダに、②で取得したSharePointリストデータをCSV等で出力する
１．Power Automateを開き、テンプレートから、SharePointで検索します。
２．「毎週SharePointリストアイテムをCSVにコピーする」を選択します。
３．必要なコネクタに接続＞続行をクリックすると、フローが自動的に作成されます。
フローの内容を解説していきます。
４．「Recurrence（繰り返し）」を開き、Power Automateフローを実行するスケジュールを設定します。
- 間隔・頻度：データ出力（フロー実行）の頻度を設定
例）1日、1週間 - タイムゾーン：タイムゾーンを選択
例）UTC+9:00 大阪、札幌、東京 - 設定時刻（時間・分）：データ出力（フロー実行）の時間と分を設定
例）6:00
この一番上に設定された「Recurrence（繰り返し）」がトリガーとなり、Power Automateフローが実行されます。
今回の場合、毎朝6:00にフローが実行されます。
５．次のアクションは、SharePointの「Get items（複数項目の取得）」です。
ここで、出力するSharePointリストを設定します。
- サイトのアドレス：出力するSharePointリストがあるサイトを選択
- リスト名：出力するSharePointリストを選択
一番上で設定したトリガーでPower Automateフローが開始され、その後実行するアクションを下に追加します。
設定したアクションは、上から順に実行されていきます。
６．次のアクションでは、データ操作の「Create CSV table（CSVテーブルの作成）」でCSVデータを作成します。
この時設定するデータは、前のステップ「Get items（複数項目の取得）」で取得したSharePointリストデータが自動で設定されています。
７．次のアクションでは、データ操作の「Get current time（作成）」で、協定世界時 (UTC)の現在時刻が設定されています。
これは出力するファイル名に、出力した日時を設定するために作成しています。
ここでは、関数式で「utcnow(‘M’)」と設定しています。
この時「August 31」等と出力されますが、UTC時間（日本時間-9時間）日付で出力されることに注意しましょう。
日本時間で出力する方法は、次の章で解説していきます。
８．最後のアクションで、OneDriveの「Create file（ファイルの作成）」が自動で作成されていますが、これをSharePointの「ファイルの作成」に変更します。
Create fileの上で「＋」＞「アクションの追加」をクリックします。
SharePointで検索し、「ファイルの作成」を選択して、アクションを追加します。
９．「ファイルの作成」で、出力するファイルの設定をします。
- サイトのアドレス：ファイルを出力するSharePointサイトを選択
- フォルダーのパス：ファイルを出力するフォルダーパスを選択
- ファイル名：出力するファイル名を設定
SharePoint list items at （出力日）.csv - ファイルコンテンツ：出力するデータを設定
7.のCreate CSV tableで取得したデータを設定
ここでファイル名、ファイルコンテンツは、元々自動で作成されていたOneDriveの「Create file（ファイルの作成）」からコピペすると楽です。
前のステップの「データ操作」で作成した「CSVテーブル」、「UTC時刻」のデータを、「動的コンテンツ」で設定することができます。
１０．OneDriveの「Create file（ファイルの作成）」を削除し、「保存」をクリックします。
「テスト」をクリックし、フローをテスト実行してみます。
１１．テスト実行が成功したら、「ご利用のフローが正常に実行されました。」と表示されます。
１２．ファイル出力先に指定したSharePointフォルダを見ると、csvファイルが作成されているので、開いて確認してみます。
１３．このように、適切にファイルが出力されていることが確認できました。
出力先がSharePointフォルダではなく、OneDriveのままでいい場合は、最後のアクション修正さえ必要ないよ！
フィルター等で絞り込んだデータを出力する場合
次に、ギャラリーで表示されているデータのみ出力したい場合は、Power Appsのボタンクリック等をトリガーに、Power Automateフローを実行する必要があります。
１．Power Appsの編集画面でボタンを設置し、ボタンを選択した状態で、「アクション」＞「Power Automate」をクリックします。
２．「フローの追加」＞「フローを新規作成する」から、新しいPower Automateフローを作成します。
フローの実装方法について、ここでは2つ紹介していきます！
（方法１）ギャラリーのデータ全件を引数で渡す方法
最初に、ギャラリーのデータ全件を引数で渡す方法です。
- Power Appsのボタンをトリガーにして、フローを実行する
- フロー実行時、Power Appsから、ギャラリーの全データを1つの変数にして、引数で渡す
- SharePointの指定したフォルダに、②で取得したギャラリーの全データをCSVで出力する
１．トリガーは自動的にPower Appsが設定されています。
次のアクションは「＋新しいステップ」から、SharePoint＞ファイルの作成を追加します。
２．SharePointのファイルの作成で、ギャラリーのデータを出力する場所と、コンテンツ（データの中身）を設定します。
- サイトのアドレス：ファイルを出力するSharePointサイトを選択
- フォルダーのパス：ファイルを出力するフォルダーパスを選択
- ファイル名：出力するファイル名を設定
- ファイルコンテンツ：出力するデータを設定
３．ファイル名は、Power Appsから出力時の日時を引数で渡します。
動的なコンテンツから、PowerAppsで確認を選択し、その後ろに、「.csv」と入力します。
ファイル名を”Backup.csv”等の固定名でつけると、2回目以降、同じ名前のファイルで出力できない（あるいは上書き設定する）ため、出力日時でファイル名をつけるのが便利です。
４．ファイルコンテンツも、Power Appsから全データを引数で渡しますが、このまま出力すると文字化けすることがあるため、式を選択し、以下のような関数式を設定し、OKをクリックします。
concat(decodeUriComponent(‘%EF%BB%BF’),【PowerAppsで確認】)
※【PowerAppsで確認】の場所は、動的コンテンツからPowerAppsで確認を選択します
５．フローが完成したので、フロー名を変更し、「保存」をクリックし、Power Apps画面に戻ります。
６．Power AppsのExportボタンの「OnSelect」プロパティで、以下3つの関数式を設定します。
- ClearCollect(ExportCol, 【ギャラリー名】.AllItems);
- Set(ExportData, Concat(ExportCol, 【列名1】 & “,” & 【列名2】 & Char(13)));
- 【フロー名】.Run(Today() & “Galdata”, ExportData);
①の関数式で、ギャラリーのデータをコレクション「ExportCol」に一旦格納しています。
②の関数式で、グローバル変数「ExportCol」に、コレクションから必要な列データを入れ、「,（カンマ）」で区切り、レコードの終わりに「Char(13)（改行コード）」を入れて、1つのテキスト型データにしています。
③で作成したPower Automateフローを実行し、ファイル名（今日の日付＆Galdata）と、②で作成したグローバル変数「ExportCol」の2つの引数を渡しています。
- Power AppsからPower Automateにデータを渡すため、変数の設定はUpdateContextではなく、グローバル変数を作成するSet関数を使う
- Power Appsにはテキスト型のデータしか渡せないため、Concat関数でデータをカンマ区切りにして、1つのテキストデータにする
- レコードの終わりに「Char(13)（改行コード）」を入れる
７．これで実装は完成したので、Exportボタンをクリックして、ファイルが出力されていることを確認します。
８．CSVファイルを開くと、適切にデータが出力されていることが確認できます。
（方法２）ギャラリーのデータのIDを引数で渡す方法
ギャラリーのデータのIDを引数で渡す方法です。
- Power Appsのボタンをトリガーにして、フローを実行する
- フロー実行時、Power Appsから、ギャラリーのIDデータを1つの変数にして、引数で渡す
- ②のIDデータをPower Automateで配列にする
- Excelのワークシート、テーブルを作成する（Excelファイルは事前に作成）
- ③のIDデータ（配列）を1つずつSharePointリストのIDと比較し、一致したレコードを、④で作成したExcelテーブルに追加する
- SharePointの指定したフォルダに、①で取得したデータをCSVで出力する
１．「＋新しいステップ」から、「変数を初期化する」を選択するを追加します。
ここでいったん、Power Appsから渡した引数のIDデータを文字列に格納します。
- 名前：AppData（任意の変数名を設定できる）
- 種類：「文字列」を選択
- 値：動的なコンテンツから、「PowerAppsで確認」を選択
２．もう一つ「変数を初期化する」アクションを追加し、前のステップで作成した変数のIDデータを、配列にします。
- 名前：IDarray（任意の変数名を設定できる）
- 種類：「アレイ」を選択
- 値：式で、「split(【AppData】,’,’)」と設定
※【AppData】は動的なコンテンツから、前ステップの変数を初期化で作成した変数名を選択します
- カンマ区切りのIDデータ（1,3,4..)を配列にするには、split関数を使い、カンマ区切りで分割します。
- 受け取った引数を直接配列にできないため、1つ前のステップで一旦、文字列の変数に格納します。
３．最終的にファイルを出力するSharePointフォルダに、Excelファイルを作成しておきます。
４．「Excel Online」>「ワークシートの作成」アクションを追加し、３．で作成したExcelファイルに、データ出力用の新しいワークシートを作成します。
- 場所：ファイルを出力するSharePointサイトを選択
- ドキュメントライブラリ：ファイルのフォルダーパスを選択
- ファイル：ワークシートを作成するファイル名を設定
- 名前：以下の式を設定
- 「formatDateTime(addHours(utcNow(),9), ‘yyyyMMddHHmmss’)」
2回目以降、同じ名前でワークシート名を作成することはできないため、ファイルを出力した日時をワークシート名に設定した
５．「Excel Online」>「テーブルの作成」アクションを追加し、４．で作成したワークシートに、テーブルの列を作成します。
- 場所：ファイルを出力するSharePointサイトを選択
- ドキュメントライブラリ：ファイルのフォルダーパスを選択
- ファイル：テーブルを作成するファイルを選択
- 表の範囲：動的なコンテンツから、ワークシートの作成＞名前を選択し、後ろに「!A1:B1」と入力
※出力するデータ列分の列を作成する 例）2列ならA1:B1 - テーブル名：Listと入力し、後ろに以下の式を設定
formatDateTime(addHours(utcNow(),9), ‘HHmmss’) - 列名：出力するデータの列名をカンマ区切りで設定
例）Date,Item
- データを格納するためのテーブルと、列名をあらかじめ用意しておく
- 2回目以降、同じ名前でテーブルを作成することができないため、ファイルを出力した日時でテーブル名を設定した
６．「コントロール」＞「Apply to each」アクションを追加し、「以前の手順から出力を選択」に動的なコンテンツから、２．の手順で追加した「変数」IDarraを選択します。
７．Apply to eachの中に、「SharePoint」＞「項目の取得」を追加します。
- サイトのアドレス：ExcelファイルがあるSharePointサイトを選択
- フォルダーのパス：Excelファイルがあるフォルダーパスを選択
- ID：動的なコンテンツから、Apply to eachの「現在のアイテム」を選択
Apply to eachを使うと、配列データを1つずつ処理できます。
ここでは、ギャラリーに表示されているIDの配列データ（例：1,3…等）を1つずつ渡し、SharePointから対象レコードを取得→Excelの行を追加という処理を、IDの数分繰り返し行います。
８．Apply to eachの中で、「Excel Online」＞「表に行を追加」アクションを追加し、７．で取得したSharePointリストデータを、出力先のExcelファイルの５．で作成したテーブルに追加します。
- 場所：ExcelファイルがあるSharePointサイトを選択
- ドキュメントライブラリ：Excelファイルがあるフォルダーパスを選択
- ファイル：Excelファイル名を選択
- テーブル：動的なコンテンツから、テーブルの作成＞テーブル名を選択
- 行：以下のように記載する
{
“列名1”: 【項目の取得】,
“列名2”: 【項目の取得】
}
※【項目の取得】は動的なコンテンツから、項目の取得の対象データを選択
- Excelの表に行を追加では、「行」に、追加するデータを設定する
- ここでは｛｝で囲い、”列名1″:【値1】,”列名2″:【値2】…のように記載する
- 【値X】には動的コンテンツから、項目を取得で対象の列データを選択する
９．これでフローが完成したため、フロー名を変更し「保存」をクリックして、フローを閉じます。
１０．Power AppsのExportボタンの「OnSelect」プロパティで、以下3つの関数式を設定します。
- ClearCollect(ExportCol, 【ギャラリー名】.AllItems);
- Set(ExportID, Concat(ExportCol,Text(ID), “,” ));
- 【フロー名】.Run(ExportID)
１１．これで実装は完成したので、Exportボタンをクリックして、出力先のファイルが更新されていることを確認します。
１２．Excelファイルを開いてみると、新しいワークシート、テーブルが作成され、適切に対象のSharePointリストデータが出力されています。
最後に
本日はPowerAppsのアプリ画面から、ボタンをトリガーにギャラリーのデータをエクスポートする方法を紹介しました。
難しい場合は、1つ目の全データを渡す実装の方が簡単だよ！
今後も、Power Automateを使った実践的な方法を紹介していきます！
