PowerBI

Power BIでSharePointフォルダに接続し、自動更新設定する方法

ミムチ
ミムチ
ミムチも早速Power BIで会社の売り上げデータのレポートを作ってみましたぞ!

ですが、システムから毎月Excelファイルを出力するので、そのたびにPower BIレポートを更新するのはいささか手間ですぞ…

パワ実
パワ実
その場合は、Power BIサービスで、データの自動更新設定すれば、毎日or毎週決まった時間にデータを自動更新できるよ。

毎月出力する同じフォーマットのデータなら、データ格納用のフォルダー等を作って、毎月そこにデータを入れていけばOKだよ。

ミムチ
ミムチ
なるほど、それは便利ですな!

毎月発行する売上データのExcel(同じフォーマット)は、あらかじめデータを格納する場所を決めておけば、毎月自動的にレポートが更新されるわけですな!

パワ実
パワ実
そういうこと!

注意点として、自動更新設定ができるデータソースと、できないデータソースがある点に注意してね。(後述)

この記事では、Power BIでSharePointフォルダーからデータを読み込み、自動更新設定する方法を解説します。

この記事で分かること

  1. データをShreaPointフォルダーに格納するのがおすすめの理由
  2. Power BIでSharePointフォルダーからデータを読み込む方法
  3. Power BIレポートのデータを自動更新する設定方法

YouTube動画で見たいかたは、こちらからどうぞ!

Power BIレポートを自動更新するには?

Power BIレポートのデータを自動更新するための設定は、Power BIサービスでできます。

Power BIデスクトップとPower BIサービスの違いを簡単に図に示しました。

Power BIデスクトップと、Power BIサービスの違い

Power BIデスクトップは自分のPC上でレポートを作るためのデスクトップアプリです。

Power BIデスクトップでレポートを作成した後、クラウドサービスであるPower BIサービスに発行することで、他の人とレポートを共有できます。

Powre BIレポートのデータ自動更新は、Power BIサービス(Web上)で設定できる

また、データの自動更新ができないデータソースもあるため、注意しましょう。

Power BI自動更新するためのデータソースは、Webから接続できる場所に格納する必要があります。

自動更新ができるものと、できないもの

自動更新ができるデータソース

  • SharePointフォルダやOneDriveに置いたファイル
  • SharePointリスト
  • Dataverse
  • SQL Server
    ※オンプレの場合はオンプレミスデータゲートウェイが必要

自動更新ができないデータソース

  • ローカルや共有フォルダに置いたファイル

ミムチ
ミムチ
色々なデータソースがあって、よくわかりませんぞ…

一体どれを選べばいいのですかな?

パワ実
パワ実
例えばよく使うデータソースとしてExcelファイルがあると思うけど、その場合はSharePointフォルダにExcelファイルを置くのがおすすめだよ!

SharePointとは?

SharePointとは、Microsoft社が提供するサービスです。

プロジェクトやチームごとにポータルサイトを作成し、ファイルや情報の共有、簡単なデータベースを作成したりできます。

Office365やMicrosoft365ライセンスを契約している場合は、SharePointの利用もできるサービスに入っていると思います。

SharePointサイト画面

Power BIでExcelファイルや、CSVファイルを読み込んでデータの自動更新をしたい場合、1つの方法としてこのSharePointサイトのドキュメントにデータを格納するのはおすすめです!

ミムチ
ミムチ
SharePointにデータを格納すると何がいいのですかな?

パワ実
パワ実
特に組織でTeamsを使っている場合、Teamsのチームを作ると、バックグラウンドでチームごとのSharePointサイトが自動で作られるからおすすめだよ。

チームのSharePointサイトには、チームメンバーに自動的にアクセス権がつくから、PowerBIのデータソースのメンテナンスもしやすくなるよ。

Power BIでSharePointフォルダからデータを取得する方法

では、Power BIでSharePointフォルダからデータを取得する方法の具体的な手順を解説します。

1.SharePointフォルダにExcelファイル等のデータを格納します。

SharePointサイトのドキュメントタブ

ちなみにSharePointサイトがTeamsのチームのサイトである場合、チャネルのファイルタブに格納したファイルが、SharePointサイトのドキュメント>チャネル名に格納されています。

2.SharePointサイトのホームタブをクリックしたときのURLをコピーします。

※Power BIからこのURLに接続します

SharePointサイトのホームタブ

3.Power BIデスクトップアプリを起動し、ホーム>データを取得>詳細を選択します。

Power BIデスクトップアプリ データの取得

4.SharePointフォルダーを選択>接続をクリックします。

SharePointフォルダーからのデータ取得

因みに、「フォルダー」と「SharePointフォルダー」がありますが、両者の違いは次の通りです。

フォルダーとSharePointフォルダーの違い

  1. フォルダー
    • ローカルフォルダーや、共有フォルダー
    • 自動更新はできない
  2. SharePointフォルダー
    • SharePointフォルダー(Teamsのファイルも含む)
    • 自動更新ができる

5.サイトURLに2.でコピーしたURLを貼り付けて、OKをクリックします。

SharePointフォルダーのサイトURL入力

このとき資格情報の認証が表示されたら、Microsoftアカウントから、サインインで自分のアカウントを選択し、接続をクリックします。

Microsoftアカウント認証

6.Power Queryエディタでデータの変換をする場合は、データの変換をクリックします。

SharePointフォルダーのデータ読込

7.後はPower Queryエディタでデータの変換をして、閉じて適用をクリックします。

※今回詳しいPower Queryエディタの使い方については省略します

Power Queryエディタ画面

8.あとはPower BIデスクトップアプリでレポートを作成し、発行から、Power BIサービスの任意のワークスペースに発行します。

Power BIレポートの発行

これで、SharePointフォルダーからのデータ取得と、Power BIサービスへのレポートの発行が完了しました。

Power BIの基本的な使い方については、以下の記事も参考にしてください。

【初心者向け】Power BI Desktopの基本的な使い方「5ステップ」~神エクセルも簡単加工!~ YouTube動画で見たいかたは、こちらからどうぞ! https://youtu.be/tFrjr3IiIlM ...

Power BIサービスで、データの自動更新する方法

続いてPower BIサービス側で、発行したレポートの自動更新設定を行います。

1.Power BIサービスでレポートを発行したワークスペースを開き、データセットの三転リーダー(…)をクリックします。

Power BIサービスのワークスペース画面

2.設定をクリックします。

データセットの設定

3.資格情報の更新エラーが出ている場合は、資格情報の編集をクリックし、更新します。

資格情報の更新

4.資格情報を更新する場合、認証方法、このデータソースのプライバシーレベルの設定を選択し、サインインをクリックし、自分のアカウントでサインインします。

資格情報の編集

5.資格情報を更新したら、スケジュールされている更新をオンにします。

更新の頻度(毎日か毎週)、更新する時刻を入力し、適用をクリックします。

更新する時刻を複数登録したい場合は、別の時刻を追加から登録できます。

スケジュールされている更新の設定

これでデータの自動更新設定が完了しました。

いかがでしょうか?

ExcelやCSVデータからPower BIレポートを作る場合、ローカルフォルダーや共有フォルダーに格納していると、レポートの自動更新ができませんが、SharePointフォルダーに格納している場合は、上記の方法で自動更新設定ができます。

パワ実
パワ実
自動更新設定ができないデータソースの場合は、Power BIデスクトップアプリを開いて、手動で更新をクリックした後、Power BIサービスに再発行する必要があるよ。

ミムチ
ミムチ
なるほど、手動更新は中々手間がかかりますし、初めからSharePointフォルダーにデータソースを格納して、自動更新設定をしておくのがよさそうですな!

定期的に編集するデータや、毎月同じフォーマットで出力するデータをPower BIレポートにする場合は、是非自動更新設定をしてみてください!

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DX推進担当(IT部門) 2021年からPower Platform(Power BI、Power Apps、Power Automate)を勉強中。 Power Platformを使っていく中で、知りえた情報を発信している。 Youtube、Twitterでの情報発信もしています!

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